Preguntas Frecuentes y Glosario

Registro Mercantil



¿Qué es el Registro Mercantil?


Es una instancia legal delegada por el estado Colombiano a las Cámaras de Comercio y que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo,  establecimientos de comercio, sucursales o agencias nacionales y sucursales de sociedades extranjeras, que ejerzan actividades de carácter comercial.



¿Qué incluye el Registro Mercantil?


  • La matrícula mercantil.
  • La matrícula de los establecimientos de comercio.
  • La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.
  • El registro de los libros de comercio.


¿Qué beneficios otorga el Registro Mercantil?


  • Cumplimiento de los deberes legales de los comerciantes.
  • Acredita públicamente la calidad del comerciante,
  • Confiere identidad comercial y protección,
  • Otorga exclusividad de la razón social,
  • Da publicidad a los actos inscritos para conocimiento de terceros,
  • Permite el intercambio de información con potenciales clientes que realicen actividades comerciales y económicas similares.
  • Es un requisito para la admisión de acuerdos de reestructuración de acuerdo a lo dispuesto por la ley 550 de 1999. 
  • Garantía de autenticidad documental


¿Qué es el Certificado?


Es el documento que expide la Cámara de Comercio de San José, donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o personas jurídicas inscritas en los registros públicos.



¿Qué es la Matrícula Mercantil?


Es la identificación del comerciante y su establecimiento de comercio, es el medio que prueba su existencia y protege su nombre comercial. Hace pública la calidad de comerciante, en la medida que lo visualiza frente a potenciales clientes que consulten el registro, contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas en los municipios del Departamento del Guaviare, y protege el nombre de la empresa y da legitimidad al negocio.



¿Cuál es la importancia de la Matrícula Mercantil?


La Matrícula Mercantil es necesaria por las siguientes razones principales:

  • Permite cumplir con los deberes del comerciante;
  • El certificado expedido por la Cámara de Comercio permite acreditar la condición de comerciante;
  • La matricula es una fuente de información comercial, a la que pueden acudir quienes deseen conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del inscrito o matriculado;
  • Es un requisito para la admisión a concordato preventivo de la persona natural;
  • Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes;
  • Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes;
  • Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de San José.
  • Facilita la obtención de préstamos en el sector financiero.


¿Para qué sirve y cómo se realiza la Renovación de la Matrícula Mercantil?


Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa. Antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios matriculados deben renovar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio, diligenciando un nuevo formulario con la información actualizada.



¿Cuándo se debe realizar la Matrícula Mercantil?


La solicitud de matrícula mercantil debe ser presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona empezó a ejercer el comercio o el establecimiento de comercio fue abierto (Art. 31 C. Co.). Tratándose de sociedades, se hará dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública o documento privado de constitución o a la del permiso de funcionamiento.



¿Dónde se debe hacer la Matrícula Mercantil?


La persona natural o jurídica debe presentar su solicitud de matrícula en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra domiciliada. (La Cámara de Comercio de San José comprende los municipios de San José, El Retorno, Calamar y Miraflores).



¿Cómo se debe efectuar la Matrícula Mercantil?


Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

  • Adquirir en nuestra sede el formulario correspondiente
  • Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados;
  • Presentar el formulario con la cédula de ciudadanía, en la caja de la entidad;
  • Presentar la Inscripción en el RUT, trámite que se realiza en la pagina Web de la DIAN www.dian.gov.co
  • Cancelar el valor de los derechos de matrícula que liquidará el cajero, tomando como base los activos indicados en el formulario (las tarifas están a su disposición en la Cámara de Comercio de San José).


¿Cuándo debe Renovarse la Matrícula Mercantil?


Entre los meses de enero a marzo de cada año, debe renovarse la matrícula mercantil, para lo cual se debe diligenciar el formulario correspondiente y cancelar los derechos de ley. La información debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.



¿Puedo modificar la información inicialmente dada?


Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe comunicarse por escrito a la Cámara de Comercio de San José. Cuando la modificación se relacione con la situación financiera, es necesario diligenciar un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos y acompañar los estados financieros certificados y dictaminados cuando a ello hubiere lugar. Si es del caso, se reajustarán y cancelarán los derechos de matrícula correspondientes.



¿Cómo se cancela la Matrícula Mercantil?


La persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe cancelar su matrícula, mediante solicitud escrita y con reconocimiento de firma y de contenido ante el juez o notario, o con presentación personal ante el Secretario de la Cámara de Comercio de San José. Siempre que el interesado en cancelarla se encuentre al día en la renovación de su matrícula, podrá adelantar la cancelación entre enero y marzo del año siguiente sin que deba pagar la renovación por ese año, con la obligación de cancelar los derechos por la inscripción de la cancelación.



¿Si el comerciante fallece, quién cancela la Matrícula Mercantil?


Cuando el comerciante fallece, cualquiera de los herederos podrá hacer la solicitud, adjuntando certificado de defunción y acreditando dicha condición. Se pagará el valor de los derechos de matrícula correspondientes.  



¿Qué es un Establecimiento de Comercio?


Es un conjunto de bienes organizados por el empresario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas y fines de su empresa (ejemplos: tiendas, supermercados, almacenes, bodegas, fábricas, plantas industriales, etc.).



¿Debo matricular los Establecimientos de Comercio?


Si, tanto las personas naturales como jurídicas, propietarias de establecimientos de comercio, deben solicitar la matrícula de cada uno de ellos.



¿Debo registrar también los libros de contabilidad?


De acuerdo al artículo 19 del Código de Comercio es una obligación de todos los comerciantes llevar su contabilidad, que debe realizarse en  libros debidamente inscritos ante la Cámara de Comercio donde estén matriculados, además  éstos  se constituyen en un soporte de sus actividades mercantiles ante las correspondientes autoridades.



¿Cuál es la importancia de la Matrícula del Establecimiento de Comercio?


La matrícula es importante porque:

  • Constituye prueba de la propiedad del establecimiento de comercio, mediante el certificado que expide la Cámara de Comercio;
  • Protege el nombre comercial, mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otros establecimientos con el mismo nombre;
  • Evita multas que pueden imponer las autoridades;
  • Es fuente de información comercial: actividad económica, ubicación;
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.


¿Cómo se cancela la Matrícula del Establecimiento de Comercio?


Si el establecimiento de comercio ha dejado de funcionar, el propietario hará la solicitud  escrita de la cancelación de la matrícula ante la Cámara de Comercio de San José. Esta solicitud deberá contener diligencia de reconocimiento de firma y de contenido ante el juez o notario o presentación personal ante el Secretario de la Cámara de Comercio de San José. Siempre que el interesado en cancelarla se encuentre al día en la renovación de su matrícula, podrá adelantar la cancelación entre enero y marzo del año siguiente sin que deba pagar la renovación por ese año, con la obligación de cancelar los derechos por la inscripción de la cancelación.



¿Qué es la  Inscripción de Actos, Libros, Documentos y Contratos?


La Inscripción es la anotación de actos propios, libros, documentos y contratos respecto de la actividad empresarial o comercial, de los cuales la Ley exige esa formalidad para que sea conocida por todos.

De este modo, la ley garantiza que los terceros estén en condiciones de conocer aquellos actos de los comerciantes, en los cuales tengan algún interés, pues a partir de su inscripción están en un registro público que puede ser consultado por cualquier persona.

Es por esto que las empresas deben reportar a la Cámara de Comercio de San José, aquellos actos que según la ley deben ser de conocimiento público como:

  • La constitución, reformas y liquidaciones de las personas jurídicas.
  • Los nombramientos de administradores y revisores fiscales.
  • La apertura de establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias.
  • Los contratos de prenda sin tenencia, compraventa con reserva de dominio, preposición y agencia comercial.
  • Los embargos y desembargos que afectan bienes sujetos a registro.
  • Los poderes que confieren o revoquen la administración parcial o general de los negocios.
  • Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de actas.

¿Que es la camara de comercio?

La Cámara de Comercio de San José es una persona jurídica, de derecho privado, de carácter corporativo, gremial y sin ánimo de lucro, creada a iniciativa de los comerciantes del departamento del Guaviare. Está integrada por los empresarios, personas naturales o jurídicas comerciantes, inscritas en el registro mercantil, y su jurisdicción comprende los municipios del departamento del Guaviare.

¿Que servicios presta la camara de comercio?

afiliarse a la Cámara de Comercio de San José, es formar parte del grupo que lidera el desarrollo empresarial de la región, es estrechar lazos de relación con nuestra entidad, es convertirse en uno de nuestros clientes especiales y recibir una serie de beneficios y servicios preferenciales.

Beneficios de ser afiliado

Ser afiliado de la Cámara de Comercio de San José es disfrutar de beneficios y servicios preferenciales y se vincula a un selecto grupo empresarial al que acompañamos para forjar nuevas y mejores oportunidades comerciales, que marcan la diferencia en el mercado nacional y en la región.

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