Registro de Entidades Sin Ánimo de Lucro

¿Cuál es el beneficio del registro de su entidad sin ánimo de lucro?

Mediante este registro se hace pública la situación de personas jurídicas sin ánimo de lucro. Estas personas registran su constitución a través de escritura pública o documento privado reconocido ante notario, juez o en la secretaría de la Cámara de Comercio de San José e inscriben los demás actos determinados por la ley. Igualmente la centralización del registro de las entidades sin ánimo de lucro en las cámaras de comercio, simplifica y agiliza los trámites para la obtención de su personería jurídica.

¿Qué es una Entidad Sin Ánimo de Lucro (ESAL)?

Es una persona jurídica con capacidad de ejercer derechos y contraer obligaciones, que nace a la vida jurídica una vez se realice su inscripción ante la Cámara de Comercio y que no tiene fines mercantiles ni pretende el reparto de utilidades entre sus asociados que puedan generarse en desarrollo de su objeto social.

¿Cómo se constituye una Entidad Sin Ánimo de Lucro?

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro se pueden constituir de tres formas, a saber:

  • Por acta de constitución junto con los estatutos. De la reunión donde se decida crear la entidad, se elaborará un acta que se denomina “acta de la asamblea de constitución” y debe contener: La expresión de la voluntad de conformar la Entidad Sin Ánimo de Lucro.
    El nombre de la Entidad Sin Ánimo de Lucro que se constituye con el tipo a que pertenece (asociación, corporación, fundación, etc.)
    Los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia.
    Firma de las personas que actuaron como presidente y secretario de la reunión reconocidas ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado de la Cámara de Comercio.
    Los estatutos que van a regir la entidad que deben contener los  requisitos que más adelante se señalan; pueden estar insertos en el acta o en documento anexo.
    Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante e! juez, el notario o el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio.
  • Por escritura pública. Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría, en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener los estatutos con los requisitos correspondientes.
  • Por documento privado. Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores se obligan a firmar el documento de constitución, que debe contener los estatutos con los requisitos exigidos. Este documento debe ser reconocido ante juez o notario, o con presentación personal ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores.

¿Qué debe contener el documento de constitución?

Nombre, identificación y domicilio de las personas naturales que participan de la asamblea de constitución.

Nombre de la entidad sin ánimo de lucro que se constituye y su sigla si es el caso. Para la conformación del nombre a de tenerse en cuenta la clase de entidad que se constituye, con plena observación de la normatividad vigente para cada tipo en particular.

Clase de persona jurídica. Se debe indicar en cada caso el tipo de Entidad Sin Ánimo de Lucro que se constituye, es decir si se trata de una asociación, fundación, corporación, cooperativa, fondo de empleados, etc.

Domicilio de la entidad. Municipio en donde la Entidad Sin Ánimo de Lucro va a cumplir o desarrollar su objeto social.

Objeto social. Manifestación clara y completa de las actividades a que se dedicará la Entidad Sin Ánimo de Lucro que se constituye.

Patrimonio y forma de hacer los aportes. En caso de que los asociados realicen aportes dinerarios o en especie a la Entidad Sin Ánimo de Lucro. Para el caso de las Fundaciones deberá indicarse el patrimonio con el que se constituyen tasado y expresado en una suma dineraria.

Forma de administración. Determinar la forma en que se ha de administrar la Entidad Sin Ánimo de Lucro, sus órganos colegiados de administración y su representación legal, expresando para cada uno sus funciones y limitaciones. 

Periodicidad de las reuniones. Para el caso de las reuniones ordinarias deberá determinarse los periodos de tiempo en que se realizarán. Para las reuniones extraordinarias deberá determinarse los casos en que se convocaran.

Convocatoria. Deberá establecerse el medio por el cual se han de citar a los asociados a las reuniones (carteleras, avisos de radio, comunicación escrita en su domicilio, etc.), personas u órganos de administración facultados para llevar a cabo la convocatoria y los días de anticipación con que ha de realizarse.

Duración de la Entidad Sin Ánimo de Lucro. Debe determinarse el tiempo de vigencia que tendrá la entidad expresado en número de años, para las cooperativas, precooperativas, fondos de empleados, asociaciones. En caso de las Fundaciones  su duración será indeterminada.

Causales de disolución. Se deben enumerar las causales por las cuales se disolverá la Entidad Sin Ánimo de Lucro.

Liquidación de la Entidad. Procedimiento a seguir para realizar la liquidación de la Entidad una vez entre en disolución, indicando el destino de sus remanentes.

Revisor fiscal. Deben indicarse las facultades del revisor fiscal si cuenta con dicho cargo dentro de los estatutos, de acuerdo a la normatividad vigente las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales están obligadas a contar con  revisor fiscal, salvo algunas excepciones.

Las entidades del sector solidario pueden tener órganos de control interno (Junta de vigilancia, comité de control social, comité de vigilancia y junta de control social), en el caso de estar regulados estatutariamente, deben indicar su conformación y sus facultades.

Presentación personal ante la Cámara de Comercio de San José o reconocimiento ante notaria o juzgado.

Nombramientos. De los órganos colegiados: junta directiva o consejo de administración, comité de control social, junta de vigilancia, etc. Revisor fiscal, representante legal: presidente, vicepresidente, director, etc.

¿Dónde se hace la inscripción de la Entidad?

Se debe inscribir en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde va tener su domicilio principal, la jurisdicción de la Cámara de Comercio de San José comprende los municipio de San José del Guaviare, El Retorno, Calamar y Miraflores, adjuntando el documento privado o la escritura pública, según el caso, previa cancelación del impuesto de registro y del valor de derechos de inscripción.

¿Las Entidades Sin Ánimo de Lucro inscriben libros?

Las Entidades sin Ánimo de Lucro, así como en el registro mercantil inscriben sus libros de actas de la asamblea de asociados; fundadores, juntas directivas o consejos de administración. Libro principales de contabilidad: mayor y balances y diario. Dichos libros deberán presentarse en blanco, cada libro debe presentarse  debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación. Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua.

¿Qué entidades sin ánimo de lucro se registran en la Cámara de Comercio?

La ley establece que están obligadas a efectuar su registro ante las cámaras de comercio las siguientes entidades:

Asociaciones, corporaciones, fundaciones e instituciones de utilidad común:

  • Gremiales
  • De beneficencia
  • Profesionales
  • Juveniles
  • Sociales
  • Democráticas y participativas
  • Cívicas y comunitarias
  • De egresados
  • De rehabilitación social y ayuda a indigentes
  • Clubes sociales
  • Entidades científicas, tecnológicas, culturales e investigativas
  • Entidades cuyo objeto sea el desarrollo de planes y programas de vivienda de interés social, excepto si se trata de Entidades sin Ánimo de Lucro integradas por familias interesadas en la autoconstrucción de sus viviendas.
  • Asociaciones de padres de familia de cualquier grado.
  • Asociaciones de instituciones educativas.
  • Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres de familia y educadores.
  • Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado:
  • Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.
  • Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios, arrendatarios de vivienda compartida y vecinos, diferentes a las de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1948 y 16 de 1985 y Ley 675 de 2001.
  • Entidades ambientalistas.
  • Cooperativas, federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas.
  •  Fondos de empleados.
  • Asociaciones mutuales.
  • Empresas de servicios en las formas de administraciones públicas cooperativas.
  • Organizaciones populares de vivienda.

Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

Registro de proponentes

¿Qué es el Registro de Proponentes?

Es un registro de creación legal, establecido para las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar CONTRATOS con Entidades Estatales, de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles.

La inscripción en el Registro de Proponentes se concreta a través de un acto administrativo, mediante el cual la Cámara de Comercio respectiva incorpora en este registro la información suministrada por el proponente en el formulario diligenciado para el efecto.

Se trata de un acto meramente registral, por cuanto la Cámara de Comercio se limita a inscribir al proponente en e! registro con la información que éste suministra, sin entrar a hacer ninguna clase de estudio y control sobre la misma. Este registro es público y puede ser consultado por cualquier persona.
La renovación del Registro de Proponentes debe realizarse dentro de los tres primeros meses del año so pena de que opere la cesación de efectos y pierda la antigüedad de su registro.

Beneficios

  • Certifica la actividad o actividades que desarrolla proponente, persona natural o jurídica inscrito en Cámara de Comercio de San José.
  • Le permite participar en licitaciones y celebrar contratos con el Estado, de acuerdo con su capacidad de contratación. 

¿Dónde se realiza la inscripción?

En la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal del proponente, la Cámara de Comercio de San José tiene jurisdicción sobre el departamento del Guaviare que se encuentra compuesto por los municipios de San José del Guaviare, El Retorno, Calamar y Miraflores. Cuando una persona natural tenga más de un domicilio, deberá inscribirse ante la Cámara del municipio donde tenga el asiento principal de sus negocios. Es importante tener en cuenta que la inscripción como proponente es un registro único nacional, es decir, que le permite contratar al proponente en cualquier parte del país.

¿Quiénes deben inscribirse en el Registro de Proponentes?

En el registro de Proponentes deben inscribirse los Constructores, los Consultores y los Proveedores que aspiren a realizar contratos con las entidades de Derecho Público.

¿Qué se requiere para inscribirse como proponente?

Diligenciar el formulario de proponentes siguiendo las instrucciones que para el efecto se acompañan con el formulario y pagar los derechos respectivos determinados por la ley para las diferentes actuaciones de este registro.

¿Quiénes pueden inscribirse en el Registro de Proponentes?

Los proponentes nacionales (personas naturales o jurídicas); los proponentes extranjeros (personas jurídicas.)

¿Qué se debe hacer para actualizar o modificar la información?

Diligenciar el formulario únicamente en la parte que desea hacer actualización y presentarlo en cualquier Cámara de Comercio del País previo el pago de los derechos correspondientes determinados en la ley. Si se trata de clasificaciones o equipos debe diligenciar; los anteriores más los nuevos. En todo caso, debe presentar las dos primeras hojas del formulario y trazar líneas en todos los espacios cuya información no haya cambiado.

¿Qué diferencia hay entre la actualización y la renovación?

Actualización es la modificación de uno o más datos que durante a vigencia de la inscripción puede hacer el proponente, sin tener una fecha específica. Renovación es la actualización total de los datos que se hace una vez al año y tiene como fecha máximo de plazo el día 31 de marzo.

¿Quién clasifica y califica al Proponente?

La ley ha determinado que sea el mismo Proponente quien se Auto clasifique y Autocalifique. Para auto clasificarse y autocalificarse en el Registro de Proponentes, debe seguir las instrucciones contenidas en el Decreto 92 de 1998. Las Cámaras de Comercio NO pueden clasificar ni calificar al Proponente, son entidades de carácter eminentemente registral.

¿Qué es el Factor de Paridad Internacional (F.P.l)?

Es un factor multiplicador en la fórmula de constructores y consultores, el cual es calculado anualmente por la Sociedad Colombiana de Ingenieros y aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

¿Qué es la Clasificación?

Es la determinación por parte del proponente, de la o las actividades, especialidades y grupos que le correspondan, según la naturaleza de las actividades que específicamente haya realizado. La clasificación podrá presentarse en su identificación numérica, señalando a actividad correspondiente en donde constructores será 1, consultores 2, y 3 proveedores, adicionada al código de la especialidad y grupos respectivos.

El listado de actividades, especialidades y grupos está contenido en los artículos 24, 25, 26 del decreto 92/98. El proponente sólo podrá clasificarse en las actividades en que realmente tenga experiencia comprobada. Si pretende ampliar su clasificación en otros campos buscará los grupos afines que según la experiencia adquirida, le permita extenderse a otras actividades.

Las personas naturales con menos de dos años de experiencia podrán clasificarse en las actividades básicas y elementales que su profesión le haya aportado. Las personas jurídicas con menos de dos años de constituidas ajustarán su clasificación al objeto social, apoyándose en la experiencia de sus socios la cual debe ser acorde con la actividad de la empresa.

Registro mercantil

¿Qué es el Registro Mercantil?

Es una instancia legal delegada por el estado Colombiano a las Cámaras de Comercio y que deben efectuar todas las personas naturales, sociedades comerciales y civiles, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo,  establecimientos de comercio, sucursales o agencias nacionales y sucursales de sociedades extranjeras, que ejerzan actividades de carácter comercial.

¿Qué incluye el Registro Mercantil?

  • La matrícula mercantil.
  • La matrícula de los establecimientos de comercio.
  • La inscripción de los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley ha exigido esta formalidad.
  • El registro de los libros de comercio.

¿Qué beneficios otorga el Registro Mercantil?

  • Cumplimiento de los deberes legales de los comerciantes.
  • Acredita públicamente la calidad del comerciante,
  • Confiere identidad comercial y protección,
  • Otorga exclusividad de la razón social,
  • Da publicidad a los actos inscritos para conocimiento de terceros,
  • Permite el intercambio de información con potenciales clientes que realicen actividades comerciales y económicas similares.
  • Es un requisito para la admisión de acuerdos de reestructuración de acuerdo a lo dispuesto por la ley 550 de 1999. 
  • Garantía de autenticidad documental

¿Qué es el Certificado?

Es el documento que expide la Cámara de Comercio de San José, donde da constancia de la existencia y representación legal de todos los negocios o personas jurídicas inscritas en los registros públicos.

¿Qué es la Matrícula Mercantil?

Es la identificación del comerciante y su establecimiento de comercio, es el medio que prueba su existencia y protege su nombre comercial. Hace pública la calidad de comerciante, en la medida que lo visualiza frente a potenciales clientes que consulten el registro, contiene información básica sobre los datos personales o empresariales y sobre la situación económica de las empresas legalmente constituidas en los municipios del Departamento del Guaviare, y protege el nombre de la empresa y da legitimidad al negocio.

¿Cuál es la importancia de la Matrícula Mercantil?

La Matrícula Mercantil es necesaria por las siguientes razones principales:

  • Permite cumplir con los deberes del comerciante;
  • El certificado expedido por la Cámara de Comercio permite acreditar la condición de comerciante;
  • La matricula es una fuente de información comercial, a la que pueden acudir quienes deseen conocer la actividad económica, referencias y solvencia económica del inscrito o matriculado;
  • Es un requisito para la admisión a concordato preventivo de la persona natural;
  • Facilita el proceso de inscripción en el Registro de Proponentes;
  • Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes;
  • Permite ingresar a la gran base de datos de la Cámara de Comercio de San José.
  • Facilita la obtención de préstamos en el sector financiero.

¿Para qué sirve y cómo se realiza la Renovación de la Matrícula Mercantil?

Tienen como finalidad mantener actualizada su información comercial para su propio interés y el que de quienes negocian con su empresa. Antes del 31 de marzo de cada año, todos los empresarios matriculados deben renovar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio, diligenciando un nuevo formulario con la información actualizada.

¿Cuándo se debe realizar la Matrícula Mercantil?

La solicitud de matrícula mercantil debe ser presentada dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona empezó a ejercer el comercio o el establecimiento de comercio fue abierto (Art. 31 C. Co.). Tratándose de sociedades, se hará dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública o documento privado de constitución o a la del permiso de funcionamiento.

¿Dónde se debe hacer la Matrícula Mercantil?

La persona natural o jurídica debe presentar su solicitud de matrícula en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el lugar donde se encuentra domiciliada. (La Cámara de Comercio de San José comprende los municipios de San José, El Retorno, Calamar y Miraflores).

¿Cómo se debe efectuar la Matrícula Mercantil?

Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

  • Adquirir en nuestra sede el formulario correspondiente
  • Diligenciar el formulario suministrando en forma exacta los datos solicitados;
  • Presentar el formulario con la cédula de ciudadanía, en la caja de la entidad;
  • Presentar la Inscripción en el RUT, trámite que se realiza en la pagina Web de la DIAN www.dian.gov.co
  • Cancelar el valor de los derechos de matrícula que liquidará el cajero, tomando como base los activos indicados en el formulario (las tarifas están a su disposición en la Cámara de Comercio de San José).

¿Cuándo debe Renovarse la Matrícula Mercantil?

Entre los meses de enero a marzo de cada año, debe renovarse la matrícula mercantil, para lo cual se debe diligenciar el formulario correspondiente y cancelar los derechos de ley. La información debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

¿Puedo modificar la información inicialmente dada?

Cualquier modificación que afecte el contenido del formulario de matrícula o renovación, debe comunicarse por escrito a la Cámara de Comercio de San José. Cuando la modificación se relacione con la situación financiera, es necesario diligenciar un nuevo formulario que informe el estado actualizado de estos datos y acompañar los estados financieros certificados y dictaminados cuando a ello hubiere lugar. Si es del caso, se reajustarán y cancelarán los derechos de matrícula correspondientes.

¿Cómo se cancela la Matrícula Mercantil?

La persona natural que ha dejado de ejercer el comercio debe cancelar su matrícula, mediante solicitud escrita y con reconocimiento de firma y de contenido ante el juez o notario, o con presentación personal ante el Secretario de la Cámara de Comercio de San José. Siempre que el interesado en cancelarla se encuentre al día en la renovación de su matrícula, podrá adelantar la cancelación entre enero y marzo del año siguiente sin que deba pagar la renovación por ese año, con la obligación de cancelar los derechos por la inscripción de la cancelación.

¿Si el comerciante fallece, quién cancela la Matrícula Mercantil?

Cuando el comerciante fallece, cualquiera de los herederos podrá hacer la solicitud, adjuntando certificado de defunción y acreditando dicha condición. Se pagará el valor de los derechos de matrícula correspondientes.  

¿Qué es un Establecimiento de Comercio?

Es un conjunto de bienes organizados por el empresario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus actividades económicas y fines de su empresa (ejemplos: tiendas, supermercados, almacenes, bodegas, fábricas, plantas industriales, etc.)

¿Debo matricular los Establecimientos de Comercio?

Si, tanto las personas naturales como jurídicas, propietarias de establecimientos de comercio, deben solicitar la matrícula de cada uno de ellos.

¿Debo registrar también los libros de contabilidad?

De acuerdo al artículo 19 del Código de Comercio es una obligación de todos los comerciantes llevar su contabilidad, que debe realizarse en  libros debidamente inscritos ante la Cámara de Comercio donde estén matriculados, además  éstos  se constituyen en un soporte de sus actividades mercantiles ante las correspondientes autoridades.

¿Cuál es la importancia de la Matrícula del Establecimiento de Comercio?

La matrícula es importante porque:

  • Constituye prueba de la propiedad del establecimiento de comercio, mediante el certificado que expide la Cámara de Comercio;
  • Protege el nombre comercial, mientras esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otros establecimientos con el mismo nombre;
  • Evita multas que pueden imponer las autoridades;
  • Es fuente de información comercial: actividad económica, ubicación;
  • Facilita la celebración de negocios con los sectores público y privado.

¿Cómo se cancela la Matrícula del Establecimiento de Comercio?

Si el establecimiento de comercio ha dejado de funcionar, el propietario hará la solicitud  escrita de la cancelación de la matrícula ante la Cámara de Comercio de San José. Esta solicitud deberá contener diligencia de reconocimiento de firma y de contenido ante el juez o notario o presentación personal ante el Secretario de la Cámara de Comercio de San José. Siempre que el interesado en cancelarla se encuentre al día en la renovación de su matrícula, podrá adelantar la cancelación entre enero y marzo del año siguiente sin que deba pagar la renovación por ese año, con la obligación de cancelar los derechos por la inscripción de la cancelación.

¿Qué es la Inscripción de Actos, Libros, Documentos y Contratos?

La Inscripción es la anotación de actos propios, libros, documentos y contratos respecto de la actividad empresarial o comercial, de los cuales la Ley exige esa formalidad para que sea conocida por todos.

De este modo, la ley garantiza que los terceros estén en condiciones de conocer aquellos actos de los comerciantes, en los cuales tengan algún interés, pues a partir de su inscripción están en un registro público que puede ser consultado por cualquier persona.

Es por esto que las empresas deben reportar a la Cámara de Comercio de San José, aquellos actos que según la ley deben ser de conocimiento público como:

  • La constitución, reformas y liquidaciones de las personas jurídicas.
  • Los nombramientos de administradores y revisores fiscales.
  • La apertura de establecimientos de comercio, las sucursales y las agencias.
  • Los contratos de prenda sin tenencia, compraventa con reserva de dominio, preposición y agencia comercial.
  • Los embargos y desembargos que afectan bienes sujetos a registro.
  • Los poderes que confieren o revoquen la administración parcial o general de los negocios.
  • Los libros de contabilidad, los de accionistas y los de actas.

Veedurías Ciudadanas

¿Cómo se constituyen?

Todos los ciudadanos en forma plural o a través de organizaciones civiles como: organizaciones comunitarias, profesionales, juveniles, sindicales, benéficas o de utilidad común, no gubernamentales, sin ánimo de lucro y constituidas con arreglo a la ley podrán constituir veedurías ciudadanas.

¿Cuál es el procedimiento?

Las organizaciones civiles o los ciudadanos, procederán a elegir de una forma democrática a los veedores, luego elaborarán un documento o acta de constitución en la cual conste:

  • Nombre de los integrantes
  • Documento de identidad
  • Objeto de la vigilancia
  • Nivel territorial
  • Duración
  • Lugar de residencia

La inscripción de este documento se realizará ante las personerías municipales, distritales o ante las Cámaras de Comercio, quienes deberán llevar registro público de las veedurías inscritas en su jurisdicción